Soluções que facilitam o trabalho em equipe e possibilitam dinamismo e praticidade nas tarefas são sempre bem-vindas. As ferramentas de colaboração permitem que todos tenham recursos avançados e versáteis para os serviços mais variados de uma empresa.
São ferramentas de e-mail, mensagens instantâneas de texto, telefonia VoIP e videochamadas, além de documentos que podem ser produzidos e salvos em nuvem. Assim, não há sobrecarregamento de computadores e outros dispositivos, além de perda de dados, principalmente os mais importantes.
Isso sem contar a facilidade para os serviços realizados de forma remota, fortalecidos durante a pandemia do coronavírus e que podem ser uma tendência. Também são importantes para o trabalho na própria empresa.
A seguir, conheça melhor quais são essas ferramentas de colaboração, o que oferecem e como aproveitar melhor cada uma delas. Antes, porém, confira as suas vantagens.
Vantagens das ferramentas de colaboração
Os recursos podem ser utilizados em equipes pequenas ou numerosas. A partir de dois colaboradores, já se pode ter um trabalho efetivo, pois a principal meta dessas ferramentas é promover um ambiente de colaboração, para que os processos sejam feitos em harmonia e a produtividade, otimizada.
Saiba quais são os benefícios de se usar esses recursos.
Versatilidade
Como já mencionado, as ferramentas de colaboração têm múltiplas funções, desde a produção de documentos até reuniões em vídeo. Assim, é possível ajustar todas as funcionalidades ao que o negócio realmente necessita e promover uma integração eficiente entre todos os membros da equipe.
Redução de custos
A operação dessas ferramentas de colaboração diminuem os custos na operação de TI. Logo, até mesmo uma empresa que está iniciando ou mesmo uma de pequeno porte consegue utilizar recursos modernos sem ter que montar uma grande estrutura ou fazer grandes investimentos.
Mobilidade
Como todas as informações são salvas em nuvem, o trabalho pode ser realizado fora da sede do empreendimento – em casa, por exemplo. Até mesmo em viagens, em qualquer lugar do mundo, os dados podem ser acessados.
Como consequência, a comunicação entre a equipe se dá de forma eficiente e o aumento da produtividade é inegável.
Principais ferramentas de colaboração
Estarão em destaque ferramentas conhecidas e oferecidas por grandes empresas. Saiba quais são suas funcionalidades e como cada uma delas pode ser útil para o seu negócio.
Office365
Também chamado de Microsoft 365, existe desde 2011 e é uma versão em nuvem do já tradicional Office, com todas as características e benefícios já mencionados no texto. Pode ser usado nos sistemas Windows, maxOS, Android e iOS.
Precisa apenas da abertura de uma conta para se fazer login. Não há a necessidade de fazer download, o que pode ser considerado mais uma vantagem, pois dispensa o uso de memória do dispositivo.
Mesmo sendo uma solução em nuvem, não é preciso estar conectado com a internet o tempo todo. O sistema pode ser acessado e usado em modo offline, com backup posterior. Com o Office 365, ainda é possível:
- Converter documentos e outros papéis para o formato digital;
- Compartilhar notas e documentos entre todos os membros da equipe;
- Responder e-mails sem necessariamente abri-los;
- Criar apresentações para reuniões e peças de marketing, com recursos que possibilitam o uso do recurso por um leigo;
- Acesso ao Microsoft Teams, recurso de videochamada vinculado à ferramenta de colaboração.
G Suite
O G Suite é similar ao Office 365, porém é uma realização do Google. Conta com o uso do Gmail, o mais popular do mundo, no domínio corporativo.
Através do Google Agenda, é possível marcar reuniões e outros compromissos e inseri-los na agenda de todos os colaboradores envolvidos, através de convites. O Google Drive, por sua vez, permite a criação e edição de documentos, planilhas e apresentações, que podem ser compartilhados para colaboração de todos.
O Google Keep cria notas que podem ser arquivadas no momento oportuno. Tudo, naturalmente, pode ser feito a partir de qualquer dispositivo, incluindo móveis, como qualquer outra ferramenta de colaboração.
Slack
Mais focado em otimizar a comunicação interna, permite a troca de documentos e outros tipos de arquivos entre todos os membros. É como se fosse um chat, porém com mais utilidades.
Podem ser criados grupos definitivos, para departamentos, ou provisórios, em caso de processos. O programa ainda faz chamadas de vídeo entre duas ou mais pessoas.
Aproveitar todas as vantagens das ferramentas de colaboração é excelente para qualquer empresa, mas não é uma tarefa simples escolher a opção mais viável. São nesses momentos que a Azaz pode auxiliar. A seguir, veja como isso acontece e como seu negócio pode estar à frente quando se fala nos recursos mais usados e avançados em tecnologia.
A Azaz e as ferramentas de colaboração
Apesar de bastante popularizadas, principalmente pela disseminação do trabalho em home office, as ferramentas de colaboração ainda não fazem parte do cotidiano de muitos empreendimentos. Logo, é comum que o gestor tenha muitas dúvidas a respeito de tantas alternativas, com diversas utilidades.
A Azaz busca, ao lado da equipe responsável, migrar o sistema da empresa para que funcione com o Office 365, G Suite ou qualquer outro recurso.
Há também casos de equipes que trabalham na mesma empresa, mas usam ferramentas diferentes para comunicação e armazenamento de informações em nuvem, de acordo com a própria preferência.
Em ambas as situações, a Azaz orienta e faz a migração de todos os dados para um dos sistemas mencionados.
Se for necessário, ainda pode ser implantado o serviço de time tracking, através do qual há o rastreamento de programas e funções mais usados pela empresa. Além do mais, calcula o tempo dedicado a tudo realizado dentro da empresa, das tarefas mais simples a projetos mais complexos
Assim, a migração se dá de uma forma bem mais acertada, com respeito às particularidades de cada negócio.
Para saber mais sobre as ferramentas de colaboração, mais especificamente o Office 365 e o G Suite, acesse nosso e-book.
Entre em contato e verifique como seu trabalho pode ser gerenciado através das ferramentas de colaboração. Afinal, essa é uma tendência não só pelas suas inúmeras utilidades, como também pela acessibilidade de preços.