A segurança da informação é um dos principais desafios para todo o tipo de empresa atualmente e a previsão é que isso se intensifique nos próximos anos. Isso porque com a transformação digital e o aumento do fluxo de informações têm trazido à tona a necessidade de um tratamento mais pontual quanto à segurança da informação frente as ameaças e ataques que comprometem os negócios, como a área da contabilidade.
Com os escritórios de contabilidade não é diferente: as informações sigilosas das empresas, de seus clientes e funcionários, e da relação com as instituições estatais e fiscalizadoras requerem grandes esforços para que estes dados estejam constantemente seguros.
Além disso, há novas abordagens em contabilidade que tornam o processo mais autônomo para o cliente – como é o caso da chamada contabilidade colaborativa, entre outras abordagens – possibilitando à empresa contábil se dedicar mais no desenvolvimento de soluções e novas ofertas de serviço. Para isso, integração e segurança da informação são essenciais.
Os escritórios contábeis têm a obrigação de garantir a segurança e o sigilo destas informações e de resguardar o valor que possuem no mercado. Uma vez comprometida a sua credibilidade, os danos podem ser irreversíveis.
Contabilidade e segurança da informação
Os escritórios contábeis, assim como empresas de outros segmentos, têm buscado alternativas tecnológicas para integrar informações e tornar o atendimento e seus processos ainda mais ágeis e diferenciados. São muitas as soluções que otimizam as demandas contábeis e permitem o acessos às informações das empresas em tempo real.
Mas a segurança da informação deve ser uma prioridade para o setor. Por segurança da informação entende-se a capacidade de guardar dados a partir de quatro perspectivas: confidencialidade, integridade, responsabilidade e disponibilidade.
- A confidencialidade, no cenário contábil, refere-se ao sigilo das informações administrativas, tributárias e fiscais das empresas clientes. É o primeiro critério de segurança da informação para empresas de contabilidade. O uso de ferramentas com grande potencial de segurança e acesso limitado às informações são exemplos de boas práticas para garantir a confidencialidade. A confidencialidade é uma das principais premissas de uma empresa contábil.
- Por integridade entende-se a qualidade da informação tal como foi salva no sistema e a disponibilidade de dados ao cliente sem perdas ou inconsistências. Para isso, é importante adotar boas práticas de proteção de dados em todo o processo, bem como a adoção de tecnologias de TI que permita o acesso ágil mais seguro por parte do especialistas e também do cliente – as soluções na nuvem têm se desenvolvido bastante neste sentido.
- Quanto à responsabilidade, refere-se à autoria do acesso e das operações realizadas nas informações do cliente. Para isso, a documentação e o registro das operações devem ser garantidas pelos sistemas utilizados. Certificações e assinaturas digitais são exemplos de tecnologias empregadas nesta função.
- Disponibilidade tem a ver com a garantia de acesso aos usuários cadastrados a todas as informações necessárias. É importante que as informações estejam sempre disponíveis, atualizadas e coesas.
Como garantir estes critérios de segurança da informação
O primeiro passo para garantir os critérios de segurança de dados é fazer uma análise da vulnerabilidade e das necessidades do negócio – quais as tecnologias utilizadas na segurança da informação, se há ou não problemas de comunicação e de armazenamento, quais os mecanismos de segurança utilizados, etc.
O segundo passo é criar uma planejamento estratégico que otimize e expanda a capacidade de assegurar os dados e informações da empresa de contabilidade e que garanta a sua integridade, disponibilidade, o sigilo e a responsabilidade das ações.
O terceiro passo é escolher as tecnologias mais assertivas para a empresa – como, por exemplo, assinaturas digitais, criptografia, certificados (que garantem a autenticidade de um arquivo), antivírus de alta performance, plano de gerenciamento de riscos, rotina de backup e recuperação, entre outras soluções.
Os escritórios contábeis precisam compartilhar informações com colaboradores e gestores de suas empresas clientes, bem como com os seus próprios colaboradores envolvidos no processo de atendimento. Desta forma, não basta que as soluções garantam a segurança da informação apenas na rotina da empresa de contabilidade, mas na relação que existe com outros players do processo.
A Azaz é especializada em tecnologias integradas e que garantem a segurança da informação – confira mais detalhes neste link e conheça os serviços e soluções.
A importância de investir em segurança da informação
Lidar com o grande e constantemente aumentado fluxo de informações e garantir a segurança de dados deve ser uma prioridade aos gestores de escritórios contábeis. Com um mercado cada vez mais competitivo e que exige soluções diferenciadas, segurança de dados para empresas de contabilidade é um requisito mínimo para se manterem em destaque.
Atualmente, as tecnologias possuem um papel imprescindível no controle e segurança das informações dentro do setor contábil. Escolher ferramentas assertivas nem sempre é uma tarefa fácil para gestores que não são da área de TI.
Há muitas soluções tecnológicas em segurança da informação no mercado, mas a aquisição deve ter como base as perspectivas da empresa contábil e as suas necessidades. E desta forma, nem sempre os sistemas prontos são a solução.
Plataforma Proativa Azaz
Personalizar um sistema de acordo com as necessidades específicas do seu negócio, buscando diferenciais para o armazenamento, busca e emissão de documentos fiscais e outras demandas da rotina contábil é fundamental. Integrar em uma só plataforma de clould computing diferentes tarefas e possibilidades, além de garantir a segurança de dados da empresa e de seus clientes é uma das ofertas da Plataforma Proativa Azaz.
Conheça melhor todas as funcionalidades neste link e garanta mais agilidade e desprendimento na sua rotina e maior segurança em suas atividades.