Confira as 5 melhores práticas de backup

Quando falamos em segurança de dados um ditado é certo: “melhor prevenir do que remediar”.  Até porque alguns dados uma vez perdidos não mais podem ser recuperados e é por isso que práticas de backup são tão importantes, especialmente no meio empresarial.

Os dados de uma empresa, sem sombra de dúvida, são a maior preciosidade dos empresários, sem eles não há como tomar decisões bem pensadas, avaliar desempenhos ou mesmo saber o faturamento. Tudo vira uma verdadeira bagunça.

Parece até história retirada do enredo de um filme, certo? Mas não é e o seu negócio, grande ou pequeno, pode passar por essa situação se algumas providências não forem postas em práticas, dentre elas, as práticas de backup.

E é para que você não precise passar por isso que nesse texto reunimos as 5 melhores práticas de backup. Continue lendo para se informar mais.

1. Tenha cópias dos dados

Essa dica certamente era óbvia, mas você se impressionaria com pessoas que não mantem cópias dos arquivos importantes. Todo mundo já ouviu falar daquele indivíduo que perdeu o pen drive com o trabalho de conclusão de curso, ou com uma apresentação importante da empresa.

Você não quer ser essa pessoa e esse cenário funciona exatamente da mesma maneira para empresas. Se não é utilizado um sistema centralizado em que os dados de todos os computadores são guardados em um servidor comum, o ideal é guardar uma cópia no computador usado pelo colaborador, uma segunda em um servidor a parte dentro da empresa e ainda uma terceira em um servidor fora da empresa.

Essa medida de segurança garante que mesmo que invadam o prédio e levem absolutamente tudo, você ainda seja capaz de recuperar todos os seus dados sem grandes problemas. Para tudo isso funcionar é muito importante assegurar que o acesso aos backups da empresa é registro e somente pessoas altamente confiáveis podem acessá-los.

2. Use diversos formatos para armazenamento

Caso o cenário acima não seja compatível com a sua empresa, afinal, sabemos que contar com um banco de dados externo pode ser algo caro e que está fora do orçamento, pode-se usar mídias diversas.

DVDs, pen drives, CDs, HDs, dentre outros. Todos esses costumam ser muito práticos e portáveis, contudo, também são mais propensos a falhas e, por conseguinte, a perda de dados. Ter dados importantes em pelo menos 3 mídias de formatos diferentes ajuda a diminuir a chance de algo dar errado.

Nesse sentido, pode gravar os dados em diversas mídias e aparelhos, mas lembre-se mantenha-os seguro e em condições adequadas para prolongar sua vida útil. Afinal, não adianta nada gravar um DVD e nem o guardar em uma capinha, simplesmente jogá-lo em uma gaveta ou perdido em seus CDs de música. Outro ponto importante além da conservação é quem tem acesso a esses arquivos, garanta que só você ou pessoas autorizadas possam usá-lo.

3. Tenha cópias para cada estágio de desenvolvimento

Caso você siga as dicas acima você já está muito mais protegido que grande parte do mercado por aí. Mas prática de backup que falaremos agora também é muito importante para garantir que todos os dados possam ser recuperados. Não só caso sejam perdidos, mas caso você faça algo irreparável com ele.

Um exemplo prático é um projeto que tem alguns pontos críticos. Digamos que uma imagem esteja sendo editada, podemos dividir ela em 3 partes: background, imagem foco e detalhes. Você pode ter um projeto salvo para cada uma dessas 3 etapas, assim, caso você edite algo errado e não consiga voltar atrás em outras etapas do projeto basta retomar do arquivo do backup.

Outro exemplo bastante prático é um arquivo que acabou de ser finalizado, nesse exemplo usaremos um texto. Após salvar o progresso e copiar para todos os backups, ao tentar abrir, descobre-se que o arquivo final estava corrompido por algum motivo desconhecido.

Todo o trabalho estaria perdido, porque todos os arquivos presentes nos outros backups também estariam corrompidos, mas, no caso, o usuário era adepto das cópias para cada estágio de desenvolvimento, então, ao invés de perder todo o trabalho, ele somente perdeu o último capítulo escrito.

É um hábito que não somente salva dados, mas também tempo.

4. Documente cada backup

Perfeito, agora você tem um total de 500 backups. Onde estão os arquivos do balanço de 2006 que você precisa agora, em 2018? Além de ter os dados salvos você também precisa saber onde estão, especialmente se eles não estão salvos de forma padronizada. Esse é um procedimento muito importante para a organização da empresa e não pode ser deixado de lado.

O exemplo dado acima é bastante icônico. Depois de algum tempo, ou mesmo anos, a quantidade de arquivos salvos toma proporções muito grandes e se não houver uma documentação adequada, não será possível encontrar os preciosos arquivos.

A documentação também serve para que terceiros, com a devida autorização, possam encontrar o que procura. Quem trabalha todo dia com isso sabe onde estar, mas e os clientes, investidores e parceiros? Eles também saberiam?

5. Os backups devem ser parte da rotina

Uma vez implementado um protocolo para backups dentro de uma empresa é importante que seja sempre feito como está determinado. Normalmente é realizado manualmente pela própria equipe ou ainda por um sistema automatizado. Mas mesmo que isso seja feito de forma automática é primordial que o colaborador sempre verifique e garanta que nada deixou de ser incluído.

Manual ou automático, todos os colaboradores devem entender a sua necessidade, como é feito o backup, onde os dados são armazenados, em quais formatos e como é possível restaurar os dados em casos de emergência.

Dessa maneira, a realização do backup é inserida no dia a dia dos funcionários e garante que seja feito, da mesma maneira que a importância também é colocada em questão, afinal, a segurança dos dados deve ser uma prioridade para todos dentro da empresa.

Da mesma maneira que um empresário espera que os dados de seus clientes não vazem, ele também não espera perde-los.

 

Restou alguma dúvida sobre o assunto? Ou está à procura de um sistema de backup? Fale conosco. Nossa equipe da Azaz é mais que preparada para solucionar essas questões.